„Die Reise in die digitale Zukunft entwickelt sich immer weiter. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihren digitalen Wandel beschleunigen.“
Diese Worte hören wir fast täglich, nur was sich dahinter so wirklich versteckt wissen die Wenigsten.
Wir haben uns als Unternehmen auf diese sehr spannende Reise begeben und das nicht auf Grund von Corona, sondern weil auch wir von Potenzialen der digitalen Transformation überzeugt sind.
Im Jahr 2020 erlebten wir den Startschuss mit einem Workshop der Führungskräfte zur ersten digitalen Agenda unserer Firmenhistorie. Dabei wurden unerwartet offene Türen eingetreten. Zunächst wurde der gesamte Führungskreis in die Agenda eingeführt, um gemeinsam über die Punkte zu diskutieren. (siehe Grafik)

Wie Sie sehen können ist eine solche Agenda nicht in wenigen Schritten abgearbeitet. Da im Unternehmen bis zum Zeitpunkt X so gut wie keine digitalen Wege verankert waren mussten wir mit den harten Grundlagen beginnen. Dies wird aber wohl so einige andere Unternehmen ebenfalls betreffen.
Grundlage unserer neuen internen Kommunikation bildet Microsoft 365. Die komplett cloudbasierten Anwendungen gestalten nun unsere unternehmensinterne Cloud. Dabei spielen zwei Apps eine wesentliche Rolle der internen Kommunikation. Diese sind Microsoft Teams und SharePoint. Teams und SharePoint sind seit letztem Jahr unsere hauptsächlichen Kommunikationskanäle für sämtliche Daten unserer internen Kommunikation und unseres Verkaufsprozesses.
Seit dem „Go-Live“ unserer Cloud konnten wir Unmengen an Papier und Druckerpatronen sparen. Wir legen nun so gut wie alle Kundeninformationen (Bestellungen, Projekte, Kataloge, Produktinformationen uvm.) komplett digital ab. Dies hilft uns ungemein bei der standortübergreifenden Kommunikation und der Bereitstellung von Daten für unsere Kunden.
Fast all unsere internen Abstimmungen finden seit dem „Go-Live“ über Teams statt. Was früher undenkbar war ist nun gängige Praxis. Jeder Kollege hat an jedem Ort, zu jeder Zeit an fast jedem registrierten Gerät die Möglichkeit auf notwendige Informationen zuzugreifen.

Was sind die nächsten Schritte?
Aktuell arbeiten wir noch an Kleinigkeiten unserer Cloud, wie zum Beispiel dem Intranet und dem Ideenmanagement für nachhaltige Innovationen. Sind diese Arbeiten „abgeschlossen“… (ja was ist da schon abgeschlossen, eigentlich ist es ein ständiges Verbessern.) Geht es an die Stabilisierung von TeamServX. Dies ist die webbasierte Oberfläche unserer Warenwirtschaft. TeamServX bildet die Grundlage unserer Bestellplattform (B2B/ B2C) und dem digitalen Lager.
Zusätzlich dazu wollen wir den Punkt erreichen, dass fast Belege (Post, Rechnungen, Kundenkontoanträge etc.) vollkommen digitale den Weg durch unsere Firma finden.

Wo lagen die Hürden?
Probleme bei der Umsetzung dieser Maßnahmen gibt es durchaus bei den harten Grundlagen der Digitalisierung, nämlich der Datenleitungen. Seitens einschlägiger Anbieter können in Zeiten von 5G den Unternehmen nach wie vor nur unzureichende Datendurchsätze in unserer Region angeboten werden. Ein weiterer Stolperstein sind die oft angesprochenen eingefahrenen Strukturen in einem über 30jährigen Unternehmen. Hier haben nur Schulungen und das aktive Einbinden von Mitarbeitern geholfen. Obwohl wir an dieser Stelle wirklich ein großes Lob an all unsere Kollegen (m/w/d) verteilen wollen. Jeder hat im Rahmen seiner Möglichkeiten voller Einsatz an den Umstellungen mitgearbeitet. Und ja einer der größten Problempunkte ist einfach die fehlende „Manpower“. Mit 2 IT Mitarbeitern ist es wirklich schwer diese Umstrukturierungen vorzunehmen… aber wir sind auf einem tollen Weg. Wichtig ist es, dass die Kollegen (m/w/d) Lösungen und keine Probleme sehen.

Was bringt das alles überhaupt?
Das beantworten wir am besten mit Stichpunkten:

• Klare, strukturierte und schnelle Kommunikation zwischen mehreren Standorten
• Hohe Reaktionsfähigkeit bei Kundenwünschen
• Sparen von Ressourcen
• Kostenersparnis
• Kundenzufriedenheit
• Steigerung der Produktivität
• Weniger Papierverbrauch #thinkgreen
• Zusätzlicher Service für Kunden
• Höhere Erreichbarkeit
• Positives Mitarbeiterimage/ generelle Steigerung des Images
• Steigerung der Marktposition
• Bessere Teamarbeit
• Usw.

Wir hoffen Ihnen hat der kleine Einblick in unseren digitalen Weg gefallen. Falls Sie Fragen oder Anregungen haben, kommen Sie gern auf uns zu.

Ihr Unternehmen Löffler